Microsoft Outlook のルールを使用してメールのコピーを送信する方法

画像: FellowNeko/Adobe Stock

メールの送信は、私たちの日々の業務において大きな部分を占めています。このプロセスが簡単であればあるほど良いでしょう。例えば、特定の相手にメールのコピーを送りたいとします。メールを送信する際に、Cc または Bcc にアドレスを追加することを忘れないようにしなければならない状況は数多くあります。問題は、それを忘れずに行うかどうかです。多くの人は、メッセージを送信した後に思い出し、送信フォルダからメッセージを転送します。これはそれほど時間の無駄ではありませんが、面倒な作業であり、回避することは可能です。

参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析 (TechRepublic Premium)

このチュートリアルでは、Microsoft Outlookでルールを設定する方法をご紹介します。ルールは、指定した条件に応じてメールのコピーを自動的に送信します。ルールの実装は簡単で、一度設定してしまえば、不要になったらルールを削除するだけで、あとは何も覚える必要はありません。

Windows 10 64ビットシステムでMicrosoft 365デスクトップを使用していますが、以前のバージョンのOutlookも使用できます。Outlookメールはルールをサポートしています。

Outlook のルールとは何ですか?

簡単に言うと、ルールとはトリガーとなる一連の指示です。トリガーとなるものは様々ですが、今回の場合はメールの送信です。指示とは、トリガーされた際に実行される一連の手順のことです。

ルールにアクセスするには、次のメールウィンドウ内にいる必要があります。

1. [ホーム]タブをクリックします。

2. [移動] グループで、[ルール] ドロップダウンをクリックします。

既存のメールが「開いている」場合、「ルール」オプションは「メッセージ」タブに表示されます。新しいメールを作成している場合、このオプションは使用できません。

Outlookメールで「設定」オプションをクリックし、設定ウィンドウの下部にある「すべてのOutlook設定を表示」リンクをクリックします。「メール」をクリックし、「ルール」をクリックします。表示されるウィザードは異なりますが、問題なく動作するはずです。

Outlookでルールを作成する方法

Outlookでルールを作成するのは、非常に大きなトピックです。今回は、特定の相手またはグループにメールのコピーを送信するという点に絞り込みます。これにより、CcとBccにアドレスを追加することを覚えておく必要がなくなります。このルールは、他の人に手動でコピーすることを覚えておくという大きな負担を軽減します。

デモのため、他人にメッセージを送信してしまうのを避けるため、ご自身のメールアドレスをご利用いただくことをお勧めします。ただし、Gmailなどの無料メールサービスをご利用の場合は、メールのコピーが表示されない可能性があります。これは、Gmailが重複と判断したメールの再送信に関する奇妙なルールを採用しているためです。同じメールアドレスに遭遇した場合、コピーが表示されない可能性があります。その場合は、友人のメールアドレスを使ってテストしてみるのも良いでしょう。もちろん、許可を得た上で。

最初のステップは、ルールの必要性を明確にすることです。今回のケースでは、いくつかの条件に基づいてメールのコピーを誰かに送信したいとします。幸い、ルールウィザードでは多くの条件が用意されています。

1. メールウィンドウで、[ホーム] タブをクリックします。

2. [移動] グループで、[ルール] ドロップダウンをクリックします。

3. ドロップダウンから「ルールとアラートの管理」を選択します (図 A )。

図A

Microsoft Outlook の「ルール」設定で「ルールと通知の管理」オプションを選択します。 — 新しいルールを作成します。

4. 表示されるダイアログで、「新しいルール」をクリックします。

5. 最初のウィザードペインで、「送信メッセージにルールを適用する」を選択します（図B）。次のペインで、条件を追加して絞り込みます。Outlookメールをお使いの場合は、すべてのオプションが1つのダイアログに表示されるため、「次へ」をクリックする必要はありません。このルールを完了するために必要な手順は、Outlookメールほど多くありません。

図B

ルールウィザードのポップアップウィンドウで「送信するメッセージにルールを適用する」オプションを選択します。 — このオプションを選択すると、指定したユーザーまたはグループにメッセージを送信するたびにルールがトリガーされます。

6. 「次へ」をクリックします。

7. 次のペインで、上部のペインにある [ユーザーまたはパブリックグループに送信] リンクをクリックします。

8. 下部のペインでリンクをクリックし、元のメッセージを受信する個人またはグループを指定します（図C）。ここではデモ用に私のメールアドレスを使用しています。テストメールを不必要に送信してしまうのを避けるため、皆さんも同じように指定してください。実際に適用する際は、リストから個人またはグループを選択して下部の「宛先」リストに追加し、「OK」をクリックします。これにより、下部のペインの汎用リンクが置き換えられます。このリンクが元のメールの受信者を識別します。

図C

ルールのアドレスウィンドウの [宛先] セクションに電子メールアドレスを入力します。 — 電子メールのコピーを受け取るユーザーを特定します。

9. 「次へ」をクリックします。

10. 上のペインで「メッセージをユーザーまたはパブリックグループに CC 送信」をクリックし、下のペインのルールを更新します (図 D )。

図D

ルールウィザードでメッセージのアクションを選択します。 — 電子メールメッセージのコピーを受信するユーザーを指定します。

11. 下部のペインにある「ユーザーまたはパブリックグループ」リンクをクリックし、手順8の手順を繰り返してメールアドレスをルールに追加します。私は自分のメールアドレスを使用しますので、あなたも自分のメールアドレスを使用してください。これらのユーザーにはメッセージのコピーが送信されます。

12. [OK] をクリックし、[完了] をクリックして、[OK] をクリックします。

手順が多いように見えますが、どれも簡単です。これは複雑なルールではありません。ルールをテストする前に、いくつかの選択肢の例を見てみましょう。

ステップ 3 では、選択したメールがステップ 8 で指定した人物 (元のメールの受信者) からのものである場合、「ルールの作成」を選択できます。
手順7と8では、デモ用に自分のメールアドレスを選択しました。複数の個人、グループ、個人とグループなどを選択することも可能です。
ステップ8で選択した人またはグループは、混乱を招くかもしれません。絞り込みを行っているところです。「すべての送信メール」を選択することもできますが、十分な理由がない限り、この方法はお勧めしません。この選択は、元のメールの受信者を表します。
ステップ11では、メールのコピーを受け取るすべての人またはグループを特定します。この手順で、元のメールにこれらのアドレスを入力するのを忘れずに済みます。
ステップ12では、「次へ」をクリックしてルールに例外を追加できましたが、今回はそうしませんでした。

ルールが決まったら、次はそれをテストします。