Microsoftは長年にわたり、異なるシステムにタスクを分散させてきました。Outlook、OneNote、Project、SharePoint、Azure DevOpsはそれぞれ個別のタスクリストを持っており、必要なタスクをすべて一元的に把握できる場所がありませんでした。Microsoftが新しいタスク管理ツール（チームタスク用のPlanner、個人タスク用のTo Do（Wunderlistベース））を導入した際も、これらのツールはOutlookのExchangeタスク形式を使用し、新たなタスク形式を作成する必要はありませんでした。しかし、異なるタスクリストを接続するには、TeamsにTo DoアプリやPlannerアプリをインストールしたり、Power Automateフローを作成したりするといった余分な作業が必要でした。
昨年のIgniteで発表された、PlannerとTo-DoをTeamsのタスクアプリとして統合する機能が、ついに展開を開始しました。これにより、複数のソースからタスクを一元管理できるようになります。この統合により、ファーストラインワーカーや個人ユーザーがタスクやその他のPlanner機能にアクセスするための新しい方法が実現し、さまざまなMicrosoftツールやサービス間でのタスク統合における大きな進歩が示されます。
参照: Office 365: 技術リーダーとビジネスリーダーのためのガイド (無料 PDF) (TechRepublic)
しかし、タスクを一箇所で確認できる新しい方法の名称は、PlannerとTo Doの別々のツールに慣れているユーザーが新しいオプションに慣れやすいように、何度か変更される予定です。この変更により、PlannerとTo Doが新しいTasksアプリに取って代わられるわけではないことが、皆さんにも安心していただけるはずです。タスクは同じ場所で確認できますが、元のアプリに応じて機能は引き続き異なります。
Teams でタスクが表示される
Planner アプリは既に Teams クライアント内で利用可能ですが、以前はすべての Planner タスクのボードビューに加え、メインのアクティビティ フィードに割り当てられた新しいタスクが表示されていました。また、Planner プランを特定のチャネルにタブとして追加した場合は、完全なカンバン ボードとカレンダービューも表示されていました。新しいタスク アプリは、実質的には Planner アプリのアップデートであり、新機能が追加され、最終的には名前も変更されます。そのため、既にインストール済みの場合は 9 月までに新機能をご利用いただけるようになりますが、Teams デスクトップ クライアントでは引き続き Planner の名前が表示されます。
「Teams 内にまったく新しいエクスペリエンスを構築するというよりは、Planner と To Do を進化させ、それらの既存のエクスペリエンスを Teams 内に取り入れることが目的です」と、Microsoft 365 のプロダクト マーケティング ディレクターのアンジェラ バイアーズ氏は TechRepublic に語った。
数週間後、アプリの名前は「Tasks by Planner and To Do」になります。これはMicrosoftの「名前の通りの機能」という典型的な名前の一つで、To Doアプリのタスクが表示されることにそれほど驚きを感じないはずです。今年後半には、名前は再び「Tasks」に変更されます。
タスクは、Microsoft 365 および Office 365 テナントへの展開完了後、モバイル Teams アプリにも後日追加されます。そのため、名称変更は不要で、アプリがリリースされた時点で「タスク」という名称になります。別途インストールする必要はありません。デスクトップ クライアントにタスクがある場合は、Web クライアントとモバイル クライアントにも表示されます。ゲスト ユーザーがタスクをアプリとして表示できるのはモバイルのみです。デスクトップと Web では、タスク タブのみが表示されます。
Teams チャネルの Planner タブには、ボード、グラフ、カレンダーのビューが引き続き表示されますが、タスクのリスト ビューも表示され、タスクの表示、編集、新しいタスクの作成を行うことができます。リストであるため、フィルター処理してタスクのセットのみを表示したり、複数のタスクを同時に選択して編集 (Ctrl + Shift キーを使用) して、期限を変更したり、選択したすべてのタスクに共通するその他のオプションを変更したりできます。タブにはチーム タスクのみが表示されます。メインの Tasks アプリには、Planner と To Do の両方からの個人、チーム、チャネルのタスクがすべて、スマート リストに整理されたリスト ビューと、関与しているさまざまな Planner プラン別に表示されます。既存の Planner アプリとは異なり、ここではボード、グラフ、スケジュール ビューでタスクを確認することもできます。
TeamsとTo Doで同じアカウントを使用している場合、To Doタスクが表示されます。To Doで仕事用アカウントと個人用アカウントの両方を使用している場合、Teamsではもう一方のアカウントは表示されません。組織がユーザーがTeamsでTo Doタスクを表示できないようにする唯一の方法は、Exchange Onlineライセンスとメールへのアクセスを削除することです。
共通だが収束していない
Planner と To Do の両方のタスクが表示されますが、Planner と To Do には異なる機能があるため、タスクではまったく同じではありません。
To Do ではタスクに星を付けて優先順位を付け、完了したらチェックマークを付けることができますが、Planner ではタスクを緊急、重要、中、低としてマークし、進行状況を未開始、進行中、完了として追跡できます。新しいタスクを作成すると、そのタスクをプランに入れる場合は Planner のすべてのオプション (同僚へのタスクの割り当てを含む) が、To Do リストに入れる場合は一部の To Do オプションが表示されます。To Do タスクに名前を付け、優先度と期日を設定し、メモまたは二次タスクのチェックリストを追加することはできますが、ファイルの添付、他のユーザーへのタスクの割り当て、リマインダーの追加、定期的なタスクへの変更はまだできません。
タスクには、すべてのタスクをまとめて表示する単一のビューがありません。タスクリスト（「To Do」というラベルが付いています）には、To Do と Outlook のタスクが表示されます（ただし、フラグ付きのメールは表示されません）。Planner のタスクは、「共有タスク」（Planner のタスクとしてタグ付けされています）の下にあるそれぞれのプラン内に表示されます。これは、他の To Do リストも同様です。
To Do の優先度オプションは、スマートリストの作成に使用されます。「重要」には、To Do でスターを付けたタスクが表示されます。「Planner」には、To Do で期限が設定されているタスクが表示されます。「自分に割り当て済み」には、Planner のタスクが表示されますが、これは To Do と同期している場合に限ります（これにより、Planner のタスクが「重要」および「予定」スマートリストにも追加されます）。いずれかのスマートリストに新しいタスクを作成する場合は、「ソース」列から、そのタスクを保存するリストまたはプランを選択します。
Teams 内のタスクの通知は Planner や To Do の通知とは別なので、期限のあるタスクがある場合は、各アプリから受け取る通知を個別に選択できます (自分に割り当てられたタスクについては、メールと Planner の両方の通知を受け取る場合があります)。
今後、タスクを Tasks に取り込む方法はさらに増えていく予定です。Word と Excel for Web（そして近日中に PowerPoint on the web）では、ドキュメント内のコメントで @ メンションすることで同僚にタスクを送信できます。これらのタスクは、将来的に Planner と To Do アプリに表示されるようになります（時期は未定です）。（デスクトップ版 Office アプリでの @ メンションがいつ同じように機能するか、また Outlook on the Web で To Do タスクを作成・管理するための「My Day」ウィンドウがデスクトップ版 Outlook にいつ表示されるかについては、Microsoft は明言していません。）
組織 (および開発者) は、Planner と To Do の Graph API と Power Automate の統合を使用して、他のアプリで作成されたタスクを Teams のタスクに表示できます。また、まもなく新しい To Do API が使用され、タスクが作成されたアプリにタスクがリンクされるため、元のアプリでタスクを見失うことなく、さまざまなソースからのタスクを簡単にまとめることができます。
Planner でさらに計画を立てる
Teams の Tasks アプリにより、これまでよりも多くのユーザーが Planner を利用できるようになります。これは、ボードやスケジュールなどの Planner 機能を使用するために Planner サブスクリプションを取得する必要がないためです。これには、小売店のスタッフなどの最前線で働く従業員や、これまで Planner を利用できなかった個人の Teams ユーザーも含まれます。
まだPlannerのフルバージョンにはアクセスできません。「Teams以外でPlannerアプリ自体は、法人および教育機関のユーザーのみを対象としており、すべてのOfficeおよびMicrosoft 365サブスクリプションに含まれています」とバイアーズ氏は述べています。「現時点では、Plannerはコンシューマー向けのMicrosoft 365またはOffice 365サブスクリプションには含まれていませんが、個人向けTeams内で同様のタスクエクスペリエンスを提供する予定です。」
現在、モバイル版Teamsではプレビュー中です。個人アカウントでログインすると、Teams内でTo Doで管理している個々のタスクと、Plannerで管理している家族や友人と共有しているタスクを、同じ画面で一元的に確認できるようになります。
第一線の作業員は自分自身のためにタスクを作成することもあるが、マイクロソフトでは Tasks を主に、マネージャーや本社や HR などのグループがタスク発行機能を使って作業員のためにタスクを作成する手段と捉えていると Byers 氏は説明した。
「タスク公開機能は、地理的に分散したチームを持つ企業向けに設計されており、本社の中央チームがリストを作成し、数百人、あるいは数千人のファーストラインワーカーに公開することができます。ファーストラインワーカーのチームマネージャーは、タスクリストに加え、作業日や優先度、添付ファイル、メモといった重要な情報を受け取り、リスト上のタスクを個々のファーストラインワーカーに割り当てることができます」と彼女は述べています。
従業員は、優先順位、期限、指示事項が明記されたシンプルで明確なToDoリストを受け取るため、効率的にタスクをリストから削除し、次のタスクへと進むことができます。従業員がタスクを完了すると、マネージャーは完了率の状況を把握できます。また、本社チームは、リストを公開した各店舗におけるタスクリストの進捗状況を確認できます。これは、販促キャンペーンを実施し、すべての店舗で同じ手順を実行し、店舗キャンペーンをサポートするために一貫性のある外観を実現する必要がある小売業者にとって非常に便利です。
これは、どのグループがどのスタッフに割り当て可能かを示す階層構造を使用します（ただし、現状では、スキーマを手作業で構築するという、かなり手間のかかるプロセスになっています）。これは企業組織やタスク・プロジェクト管理の中核を成す部分であるため、今後はこうした階層構造を作成するためのより優れたツールが登場し、他のビジネスプロセスやワークフローでも活用できる方法がさらに増えていくことを期待しています。
コアコラボレーション
タスクの個々の機能はまだかなり小さいですが、さまざまな Microsoft 製品間で混在するタスクを整理するための明確な一歩です。
「タスクは仕事の中核を成す要素として非常に重要だと考えています」とバイヤーズ氏は指摘する。「タスクはコラボレーション、そしてチームが物事を成し遂げるための鍵となる要素です。ですから、タスク同士を連携させるというビジョンをどのように実現するか、そしてより多くのインテリジェンスとインサイトを提供し、統合された感覚を得られるよう、引き続き検討していきます。」
この統合こそが、Microsoft 365 が実現すべきものです。「Microsoft 365 の重要な価値の一つは、その連携性です。これらを連携して使用することで、全体の力は個々の要素の総和よりも大きくなります。タスクは至る所にあり、それらすべてに優先順位を付けて追跡するのは困難です。しかし、タスクやその他のシグナルを Microsoft Graph に保存することで、期限が迫っているタスクのアラートといったシンプルなものから、グラフは関連性の高いインサイトを提供できるようになります。」
実際、タスクは探していないときでもポップアップ表示され始めます。Outlook モバイルで検索を選択するだけで、検索を開始する前に上位 3 つのタスクが表示されます。
