成功を達成するには、成功を定義する必要があります。 - TechRepublic

今週はプロジェクト管理と作業計画の問題に対処するのに多くの時間を費やしましたが、さまざまな人々と仕事をするうちに、たとえ計画プロセスを理解していたとしても、成功するプロジェクトとはどのようなものかについては理解が不十分なことが多いことが明らかになりました。

私が言いたいことを、いくつか例を挙げて説明しましょう。ITプロジェクトにおける成功の定義として、一部のマネージャーは「納期厳守、予算内、欠陥ゼロ」を挙げます。良い響きですよね？あるいは、「プロジェクト計画の目標と目的を達成すること」と言う人もいるかもしれません。これも良い響きですが、プロジェクト計画の質によっては正確かどうかは分かりません。どちらの例も、定義が曖昧すぎます。成功の意味は人によって異なり、プロジェクト開始時に成功の定義を明確にしておかないと、後々問題に直面することになりかねません。

新しい倉庫システムの開発と導入を例に考えてみましょう。関係者全員の視点から見て、成功とはどのようなものなのでしょうか？財務の観点から見ると、成功とは運用コストが5%削減され、プロジェクト費用が30万ドルを超えず、節約額の回収期間が10年未満であることを意味するかもしれません。運用の観点から見ると、成功とは配送ミスがx量削減され、商品の検索と出荷にかかる時間がy量削減され、システムを1週間未満のトレーニングで習得でき、システム導入によって業務が中断されないことなどを意味するかもしれません。ITの観点から見ると、成功とはシステムを開発するのではなく購入できること、6か月間で3FTE（フルタイム換算）未満の人員を費やすこと、納期厳守などを意味するかもしれません。

上記の成功要因の多くは、プロジェクトの正当性を説明する際に十分に含まれている可能性があり、通常は経営陣または統治機関に承認のために提出されます。しかし、承認後、プロジェクト計画がプロジェクトの遂行というより具体的な部分に焦点を合わせ始めると、これらの要因は見落とされてしまうことがよくあります。これは大きな間違いです。明確に定義され、合意された成功基準は、プロジェクト中に行われるすべての意思決定に反映される必要があり、プロジェクトにおけるあらゆる変更は、当初の成功要因、特にプロジェクト計画において見落とされがちな高レベルの成功要因と比較検討する必要があります。

成功の定義は簡単そうに聞こえますが、実際には主観的な言葉遣いのため、非常に困難です。先ほどの文章がその好例です。「簡単」とは何でしょうか？あなたにとって簡単なことでも、他の人にとっては難しいかもしれません。しかし、私たちは「使いやすさ」を常にソフトウェアやハードウェアの用語として捉えています。適切な人材を集め、測定可能なレベルで成功要因を具体的に特定することは途方もない作業であり、プロジェクトの開始と計画プロセスを軽視したプロジェクト計画は失敗の可能性が高いのです。

しかし、成功の定義はプロジェクトの開始で終わるのではなく、目標や目的が設定され、意思決定が行われるたびに継続されます。これは非常に難しく、多大な訓練が必要です。なぜなら、人々が自分の意図を理解し、プロジェクトの成功、目標、目的、タスクを同じように定義していると思い込みがちだからです。私自身、実際には全く明確でないことを明確だと思い込んでしまうことがよくあります。単に私がそのテーマに精通しているために、私の頭の中ではそう思えるだけです。だからこそ、プロジェクトに詳しくない人々に、開始からレビュー、承認、そして完了まで関わってもらうことが非常に重要です。彼らは、あなたがまとめているものが一般の人にも理解できるかどうかを確認するためのチェックポイントとなります。もし誰かがあなたのプロジェクトに戸惑っているようであれば、さらに厳格にする必要があります。

要約すると、プロジェクトの各フェーズを通じて、明確さ、簡潔さ、測定可能性、そして成功の定義すべてを意識することは、特定のプロジェクトを成功させるのに役立つだけでなく、すべての取り組みを成功に導く道へと進むことにもつながります。