プロジェクト管理は、ビジネスにおいて極めて重要な要素です。単純なものから複雑なものまで、様々な種類のプロジェクトを管理する手段がなければ、ワークフローは行き詰まり、最終的には軌道から外れてしまいます。信じてください。そんな状況は避けたいはずです。
参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)
利用可能なプロジェクト管理サービスが多数あることを考えると、そのようなツールをワークフローに追加しないという言い訳はありません。
しかし、すでにGoogle Workspaceプラットフォームを活用している場合はどうでしょうか？さらに別のウェブサイトを追加する必要はあるでしょうか？確かに、プロジェクト管理に最適なサービスもありますが、Googleがあなたの得意分野であれば、すべてをその範囲内に留めておくのが良いでしょう。
どうすればいいのでしょうか？Google Workspacesの無料アカウントを見てみると、特定のタスクに適したツールが見当たりません。どうすればいいのでしょうか？Google Workspacesには、プロジェクトのニーズに合わせて簡単に調整できるツールが豊富に用意されています。私が何を言っているのかご理解いただけるよう、分かりやすく解説していきます。
必要なツールはすべて揃っています
まず、プロジェクト管理のニーズに応じて活用できる、Google Workspace に組み込まれているツールについて説明します。
Googleカレンダー
これは当然のことです。Googleカレンダーはプロジェクトを計画するのに非常に便利ですが、個人のカレンダーをこの用途に使用しないでください。代わりに、プロジェクト専用のカレンダーを作成し、他のカレンダーとは別に管理しましょう。
プロジェクト固有のカレンダーを作成すると、そのカレンダーをプロジェクト チームの全員と共有できます。また、月、週、日の表示をすばやく切り替えることができるため、各ステップで何が起こっているかを簡単に確認できます。
Googleドライブ
これも分かりやすい例です。ドライブにプロジェクト専用のフォルダを作成し、チームで共有しましょう。このフォルダを共有する際に、一部のチームメンバーには読み取り権限のみ、他のチームメンバーには編集権限を与えるといった設定も可能です。権限を適切に管理し、不適切な人に権限を与えてしまうことのないようにしましょう。
Google チャットと Meet
チームメンバーと迅速にコミュニケーションを取る必要があるため、プロジェクトに関連する各チームごとにGoogle Chatで個別のスペースを作成することを検討してください。開発者、デザイナー、編集者、マネージャーなど、それぞれにスペースを作成するのがよいでしょう。ビデオ会議を開催する必要がある場合も、Google Meetがサポートします。
Googleコレクション
さあ、あまり知られていないオプションの穴に潜り込みましょう。まずは「コレクション」です。コレクションは、プロジェクトに関するあらゆる考えを保存できるピンボードのようなものです。思いついたアイデアは何でも追加できるので、プロジェクトの次の素晴らしいアイデアを忘れずに残すことができます。プロジェクト関連のコレクションはチームメンバーと共有し、インスピレーションが湧き出す様子をチームメンバーに共有しましょう。
Googleフォーム
チーム、クライアント、顧客、関係者からデータを収集する必要がある場合は、Googleフォームを活用すると便利です。ユーザーがプロジェクトの機能に関する希望リストを記入したり、進捗状況の詳細にアクセスしたりするためのフォームを作成できます。
さらに多くのオプション
これらは、Google Workspaces をプロジェクト管理に適したプラットフォームにするために活用できる基本的な機能です。さらに機能が必要な場合は、Google Workspace Marketplace で本格的なプロジェクト管理ツールをインストールできます。以下に、利用可能なオプションをいくつかご紹介します。
- Kanbanchi タスクおよびプロジェクト管理: Google Workspace 用の Kanban ボード。
- Team.Do: タスク、プロジェクト、ファイル管理。
- Asana: Asana を Google Workspace に統合します。
- Airtable: 柔軟なデータベース。
- ガントチャートプロジェクト: ガントチャート
ご覧のとおり、Google Workspaces アカウントに追加するだけで、堅牢なプロジェクト管理プラットフォームを構築できます。理想的とは言えないかもしれませんが、既に Google エコシステムに深く関わっている方であれば、使い慣れたツールを使ってプロジェクトを管理できる非常に便利な手段となります。
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