Microsoft はここ数年、Planner と To Do タスクを Teams に統合したり、Project と Planner が適しているさまざまな役割をより明確にするなど、複数のタスク管理ツールを徐々に調整してきました。
参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)
Microsoftは、やるべきことをすべて追跡するために複数の場所に行く必要がないという長年の顧客からのフィードバックに応えています。その一部は、組織の全体的な計画と優先順位を、従業員が実際に時間を費やしている個々のプロジェクトやタスクに結び付けることを約束する新しいViva Goalsアプリによって推進されています。
Viva Goalsの機能は目標設定と追跡に役立ちます
Viva Goals では、Microsoft Project と Microsoft Planner のプランをダッシュボードに追加し、組織の大まかな目標や主要な成果との関連性を設定できるようになります。これらの目標は、作業の完了に合わせて自動的に更新されます。また、Project 内でプロジェクトレベルの目標設定も可能になるため、OKR の進捗状況を追跡し、会社の優先事項に沿ったタスクに集中できるようになります。
図A
要望の多かった「自分に割り当てられたリスト」機能が間もなく登場します
自分のワークロードを管理するには、「自分に割り当て」リスト内で、Project のタスクを Planner や To Do のタスクと並べて表示できると便利かもしれません。これは多くのユーザーから繰り返し要望のあった機能で、Microsoft は「今後数か月以内に」提供開始予定だと述べています。
この機能の登場により、やるべきタスクがすべて1つのリストにまとめられます。タスクがどのシステムで管理されているかに関係なく、タスクの期限や優先度に基づいてフィルター処理や並べ替えができるようになります。Microsoft To Do アプリの Project のタスクも、Planner のタスクが表示される「自分に割り当てられたタスク」スマートリストに表示されますが、To Do の仕組み上、これは別のリストになります。「My Day」で表示したい場合は、個々のタスクを「My Day」に追加することもできます。
図B
タスクは様々なシステムから取得されるため、すべてのシステムで同じオプションが利用できるわけではありません。Microsoft Teams の To Do からタスクを見ると、期限、メモ欄、チェックリスト、そして 2 段階の優先度が表示されます。Planner や Project のタスクにはこれらすべてに加え、バケット、ラベル、開始日、添付ファイル、コメント、3 段階の進捗状況、そしてさらに 2 段階の優先度が表示されます。
Microsoft To Do アプリで To Do タスクを表示するときに多くのオプションがあるのと同様に、Project タスクからすべての詳細が得られるわけではありませんが、タスクの内容や進行状況を把握したり、完全なアプリにアクセスせずにチームに進捗状況をすばやく更新したりするのに十分な情報が得られます。
図C
Project のフルインターフェースが必要な場合は、Teams チャネルのタブに Project を追加すると、すべての計画タスクを含むグリッドまたはボードを表示したり、タイムライン、グラフ、ユーザービューで概要を確認したり、Teams チャットを開いてプロジェクトの進捗状況を話し合ったりできます。Teams で画面の大部分を占有してしまい、Project の詳細が見えなくなってしまうような状況で、2 つのウィンドウを同時に操作するよりも効率的です。
図D
Microsoft は新機能がいつ利用可能になるかについては明確にしていませんが、まもなくタスク履歴を詳しく調べて、進捗状況の更新を振り返ったり、さまざまなタスクを誰が定義したか、タスクがいつどのようにさまざまなアクティビティに分割されたかを確認したりできるようになります。
図E
Microsoft Projectの新機能にはアジャイルサポートが含まれる
Microsoft Project にもいくつかの新機能が追加されました。アジャイル サポート (これも要望の多かった機能) により、スプリングとバックログを管理できるようになり、計画には最大 1,000 個のタスクを含められるようになりました。また、タスク間のより複雑な関係を作成できるようになりました。たとえば、あるタスクは別のタスクが開始した後にのみ開始できるようにするか、他のタスクが完了した後にのみ終了できるようにするか、次のタスクが開始するまで完了としてマークしないようにするかなどです。これらのオプションは、より強力なデスクトップ Project ソフトウェアのユーザーにはおなじみのものです。
Word や PowerPoint ドキュメント内のコメントなど、確認や返信が必要なタスクは、タスク管理ツールにまったく含まれていない場合があります。Web 上の新しい OneDrive ホーム ページのアクティビティ列には、他のユーザーがドキュメント内であなたに言及した日時やファイルを共有した日時、どのドキュメントがどの会議に関連付けられているかが表示されます。これにより、会話に飛び込む前にそれらをより早く確認できるようになります。また、タスクに追加するアクションを確認する必要がある場合に備えて、会議の録画へのリンクも表示されます。
Microsoft Planner から Project への移行
Planner と Project はそれぞれ異なるユーザー向けの異なるツールであり、Microsoft はどちらも維持していきます。しかし、多くの重複する部分もあります。異なるプロジェクトで両方を使用する必要があるユーザーもいますし、Planner で開始したプロジェクトが複雑になり、Project のより強力なツールの恩恵を受けるようになることもあります。ご自身や同僚が既に Planner でプロジェクトの内容を大まかにまとめている場合は、それを Project に移行する方が、すべてを最初からやり直すよりも合理的です。
Planner の限界に達し、Project のほうが自分に合っているかお悩みなら、トライアルにご登録ください。トライアルでは、Planner のプランを Project に連携し、実際に作業できるプロジェクトとしてご利用いただけます。トライアルオプションは、Planner 内の新しいタブ「タイムライン」にあります。
これにより、現在の Planner プランのコピーがインポートされます。Project に切り替えない場合に備えて、元のプランは同僚のために Planner に残されます。将来的には、Project の試用版にインポートする Planner プランを選択できるようになるため、既に Project を使用していて Project で複数の Planner プランを操作している場合、Planner プランを再利用できるようになります。
組織で既に Project ライセンスをお持ちの場合は、IT 管理者がライセンスを割り当てるか、試用版ではなく新規ライセンスを申請するよう指示することができます。現時点では、試用版でインポートした Planner プランのみをご利用いただけますが、将来的には、必要に応じてより多くの Planner プランを Project に移行できるようになる予定です。
TechRepublic Premium の便利なプロジェクト管理チェックリストを使用して、プロジェクトの計画と実行を効率化します。
