給与報告書とは？種類と使い方

2デール

給与レポートとは何ですか?

給与報告書は、給与額、労働時間、賃金、控除額、源泉徴収税額、有給休暇残日数などの情報を記載した要約文書です。給与報告書は、納税額やその他の財務情報を確認するために使用されます。

給与計算レポートのメリット

支払いの正確さ

給与レポートを定期的に確認することで、すべての支払いが正確であることを確認し、不正行為があった場合に早期に警​​告の兆候を検出できるようになります。

法務および税務コンプライアンス

給与と控除を一貫して正確に追跡することで、四半期ごとおよび年ごとに間違いのない税金を迅速かつ簡単に申告できるようになり、監査や罰金のリスクが軽減されます。

記録の保管

頻繁に給与レポートを作成すると、透明な文書が作成され、監査が発生した場合に必要なすべての情報を迅速に収集するのに役立ちます。

PTO追跡

給与計算レポートは、従業員がどれだけの有給休暇を取得しているか、それが多すぎるか少なすぎるかを確認するのに役立ちます。

予算編成と財務管理

給与レポートは、正確な予算編成と予測に役立ち、長期的に企業の財務健全性を向上させることができるさまざまな種類のレポートの 1 つです。

雇用主が提出する必要がある給与報告書の種類

フォーム941

フォーム941は、雇用主の四半期連邦税申告書と呼ばれます。従業員に支払われた賃金、従業員の賃金から源泉徴収された連邦所得税、そして従業員と従業員双方のメディケアおよび社会保障税の拠出金などの情報が記載されています。

フォーム944

四半期ごとではなく年間で納税申告が認められている中小企業は、フォーム 941 ではなく、フォーム 944 (雇用主の年間連邦税申告書) を提出します。フォーム 944 の提出が認められている企業は通常、年間を通じて連邦所得税、メディケア税、および社会保障税の納税額が 1,000 ドル未満です。

フォーム940

フォーム940は、雇用主連邦失業税法（FUTA）と呼ばれます。支払いは通常、年に1回、翌年の1月31日に行われます。

フォームW-2

W-2フォームは「賃金・税額明細書」と呼ばれ、各従業員の総賃金、一部の税額控除、および福利厚生が記載されています。従業員は個人の確定申告にこのフォームを必要とするため、雇用主は翌年の1月31日までに従業員と関係するすべての政府機関にW-2フォームの写しを提出する必要があります。

フォームW-3

W-3フォームは「給与および税額明細書送付状」と呼ばれ、社会保障局に提出する企業の給与および税額明細書のすべてをまとめたものです。W-3フォームは、1月31日までにW-2フォームと一緒に提出する必要があります。W-2フォームとW-3フォームは、給与計算に必要な別の書類であるW-4フォームと混同しないでください。

州の給与報告書

各州には、給与報告書の提出期限や提出に使用する用紙に関する独自の法律があります。最新の情報と期限を確認するために、お住まいの州の法律をご確認ください。

地域給与報告書

一部の市や郡では追加の所得税が課せられるため、追加の給与報告書やフォームの提出が必要になります。提出期限は年間または四半期ごとです。追加の報告書の提出が必要かどうかは、地域の法律をご確認ください。

その他の給与レポートの種類

給与明細レポート

これらのレポートには、特定の日付範囲における給与総額、給与控除額、源泉徴収税額などの概要情報が表示されます。給与計算の概要レポートは、個人、チーム、部門、または組織全体を対象に作成できます。

給与明細レポート

これは、通常は 1 人の従業員の貢献と報酬の情報を行ごとに表示する、より詳細なレポートです。

給与税負債報告書

これらの報告書には、雇用主が従業員の給与から源泉徴収した給与税の額、政府機関に支払った額、およびまだ支払っていない額が示されています。

退職金拠出金

このレポートは、従業員と雇用主の両方による退職金口座への拠出をまとめたものです。

有給休暇

これらのレポートには、従業員が今年これまでに休暇を取った時間と、残高に残っている PTO が表示されます。

労災補償

これらのレポートは、現在の総給与額に基づいて労働者災害補償保険料を正確に計算するために使用されます。

給与計算サービス料金

このレポートには、ソフトウェア コストや給与処理手数料など、給与サービス プロバイダーに関連するコストがまとめられています。

給与報告書の例

OnPayのこの給​​与計算レポートの例では、従業員6名からなる中小企業全体の高レベルな情報を示しています。ご覧のとおり、給与、税金、有給休暇の情報がそれぞれ独立した行に分かれており、経営者は支払済額と未払い額を明確に把握できます。

給与計算レポートの実行方法

ほとんどの給与計算ソフトウェアプラットフォームでは、給与計算レポートの作成が非常に簡単です。それぞれ独自のインターフェースを備えていますが、ほとんどのソフトウェアで給与計算レポートを作成するための基本的な手順は同じです。

1. 給与計算ソフトウェアにログインします。
2. レポート メニューに移動します。
3. 必要な給与レポートまたは税務レポートを選択します。
4. 必要に応じて、年、給与スケジュール、または従業員を調整します。
5. レポートを生成し、記録用にエクスポート、共有、または印刷します。

給与計算レポートに関するよくある質問

給与レポートを作成するにはどうすればよいですか?

給与計算レポートを作成するには、給与計算ソフトウェアのレポートセクションに移動します。給与計算レポートを選択し、日付と従業員のパラメータを設定して、給与計算レポートを作成し、必要に応じて共有します。

月次給与レポートとは何ですか?

月次給与報告書には通常、従業員に支払われた賃金、従業員の賃金から源泉徴収された連邦所得税、および従業員と従業員のメディケアおよび社会保障税の拠出額（1暦月分）が記載されます。また、有給休暇残高などの追加情報も含まれる場合があります。

四半期ごとに提出が必要な給与レポートは何ですか?

雇用主の四半期連邦税申告書（Form 941）は、四半期ごとに提出が義務付けられている唯一の連邦申告書です。四半期ごとに提出が必要な追加の報告書があるかどうかは、州政府および地方自治体にご確認ください。

毎年提出が必要な給与レポートは何ですか?

次の給与レポートは毎年提出する必要があります。

• フォーム 944、雇用主の年次連邦税申告書。
• フォーム 940、雇用主の年次連邦失業税法。
• フォーム W-2、給与および税金の明細書。
• フォーム W-3、給与および税金の明細書の送付。
• フォーム 1099-NEC、非従業員報酬。

詳細については、給与税の支払い期限を説明するガイドをご覧ください。

自営業者向けの給与レポートとは何ですか?

自営業者の場合、顧客からW-2フォームではなく1099-NECフォームを受け取る可能性が高いでしょう。この情報を用いて年間の確定申告を行います。また、年間を通じて四半期ごとに予定納税を行うことも必要になるでしょう。