簡潔に：より少ない言葉でより多くを伝えるための3つのヒント - TechRepublic

人々は情報に溢れ、脳は飽和状態に達しています。ケンタッキー州ルイビルで開催されたアイデアフェスティバル2015で講演したジョー・マコーマック氏は、「誰かの注意を引きたいなら、簡潔に伝える必要がある」と述べています。

ほとんどの人が簡潔に書けないのは、次の 3 つの理由によるものです。

過剰に説明する傾向
準備不足の傾向
要点を完全に見逃す傾向

「もし私たちがこれらの傾向を克服することができれば、私たちは要点に到達でき、多くのものを得ることができるでしょう」と、『Brief: Make a Bigger Impact by Saying Less』の著者であるマコーマック氏は語った。

人々は1日に約8時間をメディア消費に費やしています。「テレビ、ラジオ、インスタグラム、Twitter、Facebookなど、あらゆるメディアがメディアです。常に情報を消費しているのです。私たちはまるで、大量の情報を飲み干しているようなものです。ですから、周りの世界を見渡すと、心は本当に重荷を背負っているのです」とマコーマック氏は言います。

これは人々の注意持続時間が低下し、大量の情報を消費することで脳が衰えていることを意味します。そのため、誰もがそれに適応し、簡潔に話す方法を学ばなければならないと彼は述べました。

簡潔に話すことを阻む3つの傾向を克服することは可能です。そして、話す内容を少なくすれば、人々はあなたのメッセージに耳を傾けてくれるでしょう。彼らはあなたの要点、そしてメッセージに集中してくれるでしょう。

傾向1：過剰な説明

多くの人が説明しすぎてしまいます。これを克服するには、あるトピックについて話せることをすべて考えてみましょう。重要度の低い情報は削り、本質的な部分だけを残しましょう。

人は1分間に150語しか話せませんが、処理できるのは1分間に750語です。つまり、プレゼンテーションが的を射ていない場合、聞き手の頭の中には600語もの余剰語が浮かんでしまい、たいていは他のことを考え始めてしまいます。「相手の言っていることは聞いているのに、他のことを考えてしまう。『この人はバカだ、どこの学校に行ったんだ？』と考えてしまうんです」とマコーマック氏は言い、この600語を「とらえどころのない600語」と呼びました。

傾向その2：準備不足

「簡潔かつ明瞭であることは、明確さと簡潔さのバランスが重要です。簡潔になりすぎることもあります」とマコーマック氏は述べ、フランスの哲学者ブレーズ・パスカルの言葉を引用した。「もっと時間があれば、もっと短い手紙を書いていたでしょう」

準備を怠ると、要点が分からず、簡潔に話すことができません。例えば、就職面接で自己紹介や志望理由を聞かれた時などは、この準備が役立ちます。準備の一つとして、マインドマップを作るのが挙げられます。マインドマップとは、紙に書き出した目に見えるアウトラインで、思考を整理するのに役立ちます。「事前に考えをまとめ、準備を整えておきましょう」と彼は言います。

傾向その3：要点を完全に見逃している

「仕事場で、もう午後も遅い時間です。誰かがドアをノックして、『ちょっと時間ありますか？』と尋ねます。誰もそんなに忙しくて、少しの時間もないなんてことはありません。相手は延々と話し続けます。あなたは『一体何が言いたいんだ？』と考え始めます。でも、相手は分かっていないんです。話せば話すほど、話の要点が浮かび上がってくると思っているんです。ある時点で、なかなか出てこない『600』という瞬間が訪れ、あなたはイライラしてしまうんです」と彼は言いました。

「その点は見出しになる」と彼は言った。「見出しで考え、発言するべきだ」

「もし同じ人が部屋に入ってきて、『私が取り組んでいるプロジェクトは遅れていますが、解決策があります』と言ったとしたら、聞いている人はもっと注意を払い、情報の短縮版を実際に聞き取るでしょう」と彼は語った。

メール、会話、スピーチ、会議など、コミュニケーションは必ず見出しから始めることが重要です。トピックを簡潔にまとめましょう。メールの場合は、件名に「最新情報」と書くのではなく、見出しを件名に入れましょう、と彼は言います。