Dynamics は、Microsoft の顧客関係管理（CRM）とエンタープライズ リソース プランニング（ERP）を組み合わせた、営業、サービス、プロジェクト管理、運用のためのプラットフォームです。大規模組織向けのソリューションではありません。Dynamics 365 Business Central は中小企業向けに設計されており、Dynamics 365 と同様のツール、機能、統合機能を多数備えています。
ジャンプ先:
- Outlook、Excel、Power Automate の Business Central
- Microsoft 365ユーザーは基本を理解する
- Business Central 統合の管理
Outlook、Excel、Power Automate の Business Central
見通し
中小企業は、Outlook 内で Business Central を利用できます。サプライヤーからメールを受け取ったら、Outlook ツールバーの「連絡先インサイト」をクリックすると、購入履歴、請求書の支払期限超過、通常割引を適用しているかどうか、会話に関連する可能性のあるドキュメントなどの詳細情報を Outlook 内のウィンドウに表示できます。
参照: Outlook で予定表を共有する方法について説明します。
Outlook で請求書を受信して読み、Outlook から直接 Business Central に投稿し、AI による、含める可能性のある品目の提案を取得したり、請求書の問い合わせに返信する必要があるときに販売見積を確認したりすることができます。
エクセル
Dynamics Office アドインを使えば、Excel を使って Business Central のデータを分析できます。顧客情報や製品情報に誤りを見つけた場合は、Excel でデータを編集し、変更内容を Business Central に反映させることもできます。Microsoft Teams でも同様の機能があり、アダプティブカードとしてデータをインポートしたり、Teams 内から直接ビジネス連絡先を検索したりできます。
さらに統合を強化したい場合、Viva Sales は人工知能を使用して、Teams、Outlook、Dynamics、Salesforce などの CRM システム間でデータをやり取りします。
パワーオートメーション
Power Automate を使用すると、新しい取引が Business Central に署名されて記録されたときに Microsoft Teams にメッセージを送信するワークフローを設定できるため、全員が顧客について知ることができます。
幸いなことに、このプロセスにはプログラミングの専門知識は必要ありません。これは小規模な組織では稀なケースです。現在、米国およびEUのお客様向けにプレビュー版を提供しているPower Automateの自然言語オプションを使用すると、実行したい内容を記述するだけで、このようなワークフローを作成できます。
ただし、Business Central と Power Automate 間のワークフローを設定するには、Business Central のクラウド バージョンが必要であり、オンプレミス バージョンでは機能しません。
Microsoft 365ユーザーは基本を理解する
2021年にMicrosoftはDynamics 365のライセンス条項を変更しました。これにより、組織内でMicrosoft 365ライセンスを保有するユーザーは誰でもMicrosoft Teams内でDynamicsコンテンツを閲覧できるようになります。また、2022年11月以降、Business Centralについても同様の措置が適用されます。
小規模な組織では予算が限られていることが多く、Business Central での作業に多くの時間を費やさないユーザーに対してライセンスを購入したくないと考えます。ただし、Business Central 内の顧客、ビジネス データ、ビジネス プロセスに関する情報は、多くの業務上の会話で役立ちます。
マイクロソフトのビジネス アプリケーション マーケティング担当コーポレート バイスプレジデントである Emily He 氏は、昨年 TechRepublic に次のように語っています。「Teams は人々が集まって仕事をする場所ですが、仕事をしながらリソースにアクセスする必要があることも事実です。」
Forrester の Business Central に関する Total Economic Impact レポートによると、業務の可視性の向上や「意思決定者が主要なビジネス データ、レポート、指標をリアルタイムで確認できる」といったメリットにより、ビジネスの実際の状態を把握しているという自信を高めることができます。
Microsoft 365 Business または Enterprise サブスクリプションを通じて Teams ライセンスを持つ Teams ユーザーは、Business Central アプリをインストールして、Business Central にアクセスできる同僚が Teams チャネルに貼り付けたコンテンツを表示できます。ライセンスを所有する必要はありません。
参照: Microsoft Teams について知っておくべきことをすべて学びます。
Business Central コンテンツは、情報、販売注文などのドキュメント、単純なリスト (別の詳細ページを使用してドリルダウンできないもの)、または一緒に表示する必要のある複数のレコードをまとめた銀行口座調整明細書などの ListPlus レコードの場合、アダプティブ カードとして表示されます。
これにより、より多くのスタッフが Business Central へのアクセスを求めるようになるかもしれません。これにより、Teams 内から顧客、ベンダー、その他のビジネス連絡先を検索できるだけでなく、Teams 内のリンクから Business Central で追加の詳細を確認したり、ページ全体を開いたりできるようになります。
ただし、これらのオプションを使用するには、Business Central データの編集だけでなく、Business Central ライセンスも必要です。ライセンスがない場合、カードのコンパクトバージョンに表示される詳細のみが表示され、Teams アプリ内でも Business Central から詳細情報を取得することはできません（図 A）。
図A
Business Central 統合の管理
Business Central との統合を管理するには、Business Central の設定で Microsoft 365 へのアクセスを有効にする必要があります。デフォルトでは無効になっています。有効にしないと、Business Central にアクセスできるスタッフであっても、Teams に貼り付けたリンクのカードが表示されない場合があります。
Business Central で、[設定] | [管理センター] | [環境] を選択し、使用する Business Central 環境を選択します。
環境の詳細ページの「Microsoft 365 ライセンスによるアクセス」で、「変更」をクリックし、スライダーを「オン」に変更します。「保存」をクリックします。
Microsoft 365 ユーザーに Business Central データを操作するための権限を選択することもできます。ユーザーが Teams に Business Central アプリを自分でインストールする必要がない場合は、アプリを自動展開できます。
さらに、Teams のメッセージングポリシーで URL プレビューが有効になっていることを確認してください。この設定は Teams 管理センターで編集できます。有効になっていない場合、ユーザーにはリンクのみが表示され、Business Central の詳細を含むカードは表示されません。これはデフォルトで有効になっていますが、ポリシーが変更されている可能性があります。
Business Central のアップデート
Business Central のリリース ウェーブ 1 (今年 4 月から利用可能) では、すべての詳細を処理する新しいステップバイステップのウィザードを使用して、管理者が Microsoft 365 ユーザーへのアクセスをより簡単に設定できるようになりました。
このリリースでは、Business Central から Teams へのデータ共有もより簡単になりました。以前は、Business Central Web クライアントで「Teams に共有」をクリックする必要がありましたが、これは Business Central オブジェクトまたはレコードへのリンクを手動でコピーして Teams に貼り付けるよりもはるかに長い URL を使用する必要がありました。Microsoft はこのプロセスを簡素化し、Teams に表示されるカードに Business Central 情報のサムネイルをより見やすく表示します。
