Smartsheet をプロジェクト管理に活用する方法 | TechRepublic

Smartsheet は、スプレッドシート スタイルのグリッドを使用してデータを保持し、そのデータを整理するのに役立つ主要なプロジェクト管理ツールも追加する、ユニークなプロジェクト管理ソリューションです。

スプレッドシートの活用は、詳細なデータを組み込む必要があるチームやプロジェクトに役立ちます。複雑な予算管理、時間管理、資産管理などは、Smartsheet のスプレッドシート機能によって容易になります。

参照: Smartsheet vs. monday.com: プロジェクト管理ツールの比較(TechRepublic)

以下では、プロジェクト管理に Smartsheet を使用する方法と、さまざまな機能とビューについて説明します。

Smartsheet の概要

Smartsheet にログインすると、プロジェクト作成のすべての主要機能にアクセスできる左側のメニューで構成されるメイン作業領域が表示されます (図 A )。

図A

左側の作業メニューは、次の主な項目で構成されています。

• ホーム アイコン:メイン プロジェクトの概要に戻ったり、ワークスペースを管理したりするには、これを使用します。
• 通知:プロジェクトまたはチーム メンバーからの通知が表示されます。
• 参照:ここですべてのプロジェクトを確認したり、新しいプロジェクトを作成したりできます。Sheetsフォルダは、共有されていない個人用フォルダのようなものです（図B）。

図B

• ワークスペース: Smartsheet のワークスペースは、特定のプロジェクトに関連するすべてのデータと情報が含まれている点でフォルダーに似ています。

• 最近:最近使用したワークスペースまたはシートにすばやくアクセスできます。
• お気に入り:よくアクセスする特定のプロジェクトをお気に入りとして設定し、すぐにアクセスできるようにします。
• 作業アプリ: Smartsheet 内でアプリを起動します。
• ソリューションセンター：様々な一般的なプロジェクトタイプに対応した、多数の既成テンプレートにアクセスできます。すぐに作業を開始し、時間を節約できる優れたリソースです。

Smartsheetでプロジェクトを作成する方法

左側のメニューから「参照」アイコンを選択します。メインの作業領域で、右側の「作成」アイコンをクリックします（図C）。

図C

次のオプションを含むドロップダウン メニューが表示されます。

• グリッド
• タスクリスト
• プロジェクト
• カード
• テンプレートを参照

これらはすべて、あなたにとって最も簡単な方法でプロジェクトを開始するためのオプションです。グリッドを選択すると、スプレッドシートに最小限の列があらかじめ用意された状態から開始されます。もちろん、必要に応じて列を追加することもできます。

その他のオプションはほとんど説明を要せず、オプションに基づいてビューまたはパラメータを使用してプロジェクトを開始します。

また、いくつかのテンプレートから選択して、一般的なプロジェクト管理シナリオの包括的なリストから完全に事前に作成された作業領域を作成することもできます。

とりあえず「プロジェクト」を選択してください。必要な列が多数用意されているものの、カスタマイズも可能なので、ちょうど良い中間的な選択肢です。プロジェクトに名前を付けて、「OK」をクリックします。

新しい空白のプロジェクトが表示され、タスクやその他の情報を入力できるようになります (図 D )。

図D

Smartsheet でプロジェクトにタスクを追加する

新しいプロジェクトの準備ができたら、タスクやその他の関連データをプロジェクトに追加できます。これには依存関係やタスクの関係も含まれます。

まず親行を作成します。これはプロジェクトの主要フェーズであり、後に個々のタスクが含まれたものと考えてください。行をクリックしてデータを入力します（図E）。

図E

開始日と終了日を選択すると、期間が自動的に入力されます。

主要なフェーズを追加したら、関連タスクを追加できます。作成した親行を右クリックし、「下に挿入」を選択します（図F）。

図F

新しい行に名前を付け、ツールバーのインデント アイコンをクリックします (図 G )。

図G

タスクが子行であり、関係を示すためにオフセットされていることがわかります (図 H )。

図H

Smartsheet で依存関係を設定する

必要に応じて親行と子行を追加したら、必要に応じて各タスクの依存関係を設定できます。タスクを選択し、「先行タスク」列を選択します。セルに依存関係の行を入力して依存関係を作成します（図I）。

図I

Smartsheet でさまざまなビューを使用する方法

これまでは、プロジェクト作成時のSmartsheetのメインビューであるグリッドビューで作業してきました。ただし、他のプロジェクト管理ビューに簡単に切り替えることができます。ツールバーのビューアイコンをクリックして、別のビューを選択してください（図J）。

図J

たとえば、ガント ビューを選択すると、先ほど作成した依存関係がタイムラインに表示されることがわかります (図 K )。

図K

これらのビューからパラメータを変更することもできます。変更内容は他のビューにも反映されます。例えば、ガントビューで依存関係を結ぶ線をクリックしてドラッグすると、グリッドビューのセルが更新されます。

Smartsheet では、カードビューと呼ばれるカンバンビューを選択することもできます（図L）。ここでは、カードをレーン間でドラッグしたり、必要に応じて新しいレーンを作成したりできます。繰り返しますが、ここでの変更はすべてのビューに反映されます。

図L

Smartsheet テンプレートをプロジェクト管理に活用する方法

Smartsheet には、ほとんどのプロジェクト管理ニーズに対応できる強力なテンプレートが多数用意されています。これらのテンプレートは時間を大幅に節約し、ゼロから作成するのと同じように、必要に応じてカスタマイズできます。

これらにアクセスするには、左側のメニューにあるプラスアイコンをクリックすると、テンプレートブラウザが表示されます（図M）。ここでは、幅広いカテゴリとそれらのカテゴリのサブセットから選択できます。

図M

Smartsheet プロジェクトをゼロから作成する方法

他の方法が不十分で、プロジェクトをゼロから始めたいという場合も、それが可能です。これまでの手順はすべて、ゼロからプロジェクトを作成する場合にも適用されます。主な違いは、独自の列とデータ型を作成する点です。

まず、ワークスペース ビューから [作成] を選択し、次に [グリッド] を選択します (図 N )。

図N

プロジェクトに名前を付け、[次へ] を選択します。すると、デフォルトのグリッドビューが表示され、いくつかの空白の列が設定されます。これらの列は、プライマリ列を除いてすべて変更または削除できます。プライマリ列は名前の変更や変更は可能ですが、削除はできません。

通常のスプレッドシートと同様に、列をダブルクリックして必要に応じて変更できます。

Smartsheet プロジェクトを共有する方法

プロジェクトを作成したら、共有したり、共同作業のために他のユーザーを招待したりしましょう。作業領域の右上にある共有アイコン（図O）をクリックします。

図O

共有と招待メニューが表示されます。ここでチームメンバーを招待し、各メンバーの権限を設定できます。また、各チームメンバーへの招待メッセージを設定することもできます。

Smartsheetレポートの使い方

Smartsheet のレポートを使用すると、さまざまなプロジェクトやシートから情報を取得し、1 つのレポートにまとめることができます。

参照: Asana vs Smartsheet: プロジェクト管理ソフトウェアの比較(TechRepublic)

これにアクセスするには、参照画面から「作成」アイコンをクリックし、今度は「レポート」を選択します。すると、どのような種類のレポートを作成するかを選択するメニューと、レポート名を入力するオプションが表示されます。

完了すると、ブラウザに新しい空白のレポートが表示されます。それをクリックしてレポートの作成を開始します。開いたら、レポートの要約を作成する単一のプロジェクトを選択するか、複数のプロジェクトからデータを取得するかを選択できます。

プロジェクト管理における Smartsheet の最終的な考察

Smartsheet の主要な要素と、プロジェクト管理にどのように活用できるかについて触れました。Smartsheet は、プロジェクト内の複雑なデータ構造を持つチームに適した、強力なカスタマイズ機能とデータ整理機能を提供します。

これがチームの生産性と効率性の向上に役立つと思われる場合は、Smartsheet を調べて、このガイドを使用して開始してください。

次に読む:プロジェクト管理に最適な無料および有料の Smartsheet 代替ツール(TechRepublic)