連絡先グループとは何かご存知でしょう。これは、複数の人に同じメールを送信するために使用するものです。連絡先が数人であれば、グループの作成は簡単です。しかし、グループが数十人、数百人の連絡先で構成されている場合、一人一人をグループに追加するのは面倒な作業になります。幸いなことに、連絡先が何らかの形で関連している場合は、ショートカットを使用できます。この記事では、3つの簡単な手順で複数の連絡先を連絡先グループに追加する方法をご紹介します。
- リスト ビューで連絡先を適切にグループ化します。
- 連絡先を新規または既存のフォルダーにコピーします。
- フォルダーを追加して新しいグループを作成するか、既存のグループを編集します。
私はWindows 10 64ビット版でOutlook 2016を使用していますが、この方法は以前のバージョンでも機能します。連絡先グループは、かなり古いバージョンでは配布リストと呼ばれていました。また、「People」ウィンドウは以前のバージョンでは連絡先ウィンドウでした。この記事にはダウンロード可能なデモファイルはありません。
参照: 簡単なグループ化のテクニックを使って複数の Outlook 連絡先を更新する方法
クイック利用規約
この記事全体を通して、 「グループ」という用語が2つの意味で使用されています。1つ目は、リストビューを並べ替えることで、連絡先をグループ（フィールド値によって関連付けられた連絡先）として表示できることです。2つ目は、連絡先グループとは、名前で参照したり使用したりできる連絡先の集合体です。読み進めていくと、文脈によってこの2つの用法が区別されることがわかります。
ステップ1: 連絡先をグループ化する
この簡単なグループ化のコツを説明するために、TechRepublic という新しいグループを作成し、そこに TechRepublic の連絡先を追加します。まず、関連する値（この場合は、TechRepublic の Company 値）で連絡先をグループ化します。
- 必要に応じて、[People (連絡先)] ウィンドウを開きます。
- [現在のビュー] グループで [ビューの変更] をクリックし、[リスト] を選択します。
- 会社ヘッダーセルをクリックして、連絡先を会社別にグループ化します (図 A )。
図A
会社フィールドごとにリストをグループ化します。
ステップ2: フォルダ
グループ化された連絡先をコピーできる既存のフォルダがある場合は、[Ctrl]キーを押しながら、リストからグループをフォルダにドラッグします。そうすることで、連絡先がフォルダにコピーされます。ドラッグ中に[Ctrl]キーを押さなかった場合、Outlookは連絡先をデフォルトのフォルダから移動します。
新しいフォルダーを作成する必要がある場合は、次の手順を実行します。
- TechRepublic セクションの最初の連絡先をクリックし、[Shift] キーを押しながら最後の連絡先をクリックして、このグループ内のすべての連絡先を選択します。
- 選択範囲を右クリックし、表示されるサブメニューから「移動」を選択します。
- 次のサブメニューで、「フォルダーにコピー」を選択します (図 B )。
- 表示されるダイアログで、「新規」をクリックし、「TechRepublic」と入力して(図 C )、「OK」を 2 回クリックします。
図B
契約書をフォルダーにコピーします。
図C
新しいフォルダーを作成します。
この時点で、図Dに示すように、4つの連絡先を含む「TechRepublic」という新しい連絡先フォルダが作成されます。ナビゲーションウィンドウに新しいフォルダが表示されない場合は、Outlookを閉じて再起動してください。
図D
新しいフォルダーには、TechRepublic の連絡先のコピーが含まれます。
ステップ3: 新しい連絡先グループを作成する
これで、新しい連絡先グループを作成し、次のようにして TechRepublic フォルダー内の連絡先を入力する準備が整いました。
- [新規] グループ ([ホーム] タブ) で、[新しい連絡先グループ] をクリックします。
- 名前として「TechRepublic」と入力します。
- [メンバー] グループで [メンバーの追加] をクリックし、[Outlook の連絡先から] を選択します (このオプションは設定によって異なる場合がありますが、ほとんどのユーザーにとって適切な選択です)。
- アドレス帳ドロップダウンから TechRepublic を選択します (図 E )。
- すべてのメンバーを選択します。大規模な連絡先の場合は、最初のメンバーをクリックし、[Shift]キーを押しながら最後のメンバーをクリックします。（レコードのサブセットを追加するには、[Ctrl]キーを押しながらクリックして、連続していない連絡先を選択します。）フォルダー内のすべての連絡先がリストされていない場合は、不足している連絡先にメールアドレスが登録されているかどうかを確認してください。メールアドレスが必要です。
- すべてのメンバーを選択した状態で、「メンバー」をクリックし、「OK」をクリックします。
- 新しいグループを保存するには、[保存して閉じる] をクリックします。
図E
TechRepublic アドレス帳は、先ほど作成したフォルダーです。
新しいフォルダーがアドレス帳として表示されない場合は、次の操作を行います。
- TechRepublic フォルダー (ナビゲーション ウィンドウ) を右クリックし、[プロパティ] を選択します。
- 表示されるダイアログで、[Outlook アドレス帳] タブをクリックします。
- [このフォルダーを電子メールのアドレス帳として表示する] オプションがオンになっていることを確認します (図 F )。
- [OK]をクリックします。
図F
Outlook ではフォルダーをアドレス帳として使用できます。
この簡単なグループ化のコツを使えば、連絡先グループを簡単に作成できます。既存のグループに新しいメンバーを追加することもできますが、手順全体を繰り返す必要があります。既存のフォルダーに連絡先をコピーするだけでは不十分で、連絡先グループを開いてフォルダーを再度追加する必要があります。Outlookは新しい連絡先のみを追加するので、連絡先が重複する心配はありません。
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